备忘录用于代替内部沟通的正式信函。 这些可以用在职场中来呈现或传递信息，提供指导或提醒，或提出想法。
备忘录通常简洁，但却很难精确地编写，因为您需要直截了当地将您的想法贯穿始终。 写得不好的备忘录可能会混淆你的上司或你的同事，他们将浪费宝贵时间准备自己的备忘录来寻求澄清你写的内容。 本文提供了一些提示，好让您可以写出让同事印像深刻的备忘录。
在您写之前
在您写任何东西前，首先考虑以下事项：
- 读者。 谁是你预期的备忘录收件人？ 这样不仅可以让你知道备忘录该写给谁阅读，还可以决定你将要撰写备忘录的笔调。
- 目的。 备忘录的目的也将影响您如何撰写备忘录的内容。 提供指导清单需要更正式和专业的笔调，而关于公司郊游或派对的公告可以用节庆方式书写。
备忘录各部分
备忘录格式可能因工作场和有所不同。 然而，大多数都有以下几部分：
- 标记。 某些办公室要求此文件页面顶部标有“备忘录”标记，以便读者能够立即知道它是什么类型的文件。 但是，并非所有的工作场所都有这个规则。 请记得研究您办公室中所使用的标准备忘录格式，以便能相应地进行调整。
- 标题。 备忘录标题包含以下细节：
o收件人：这是您写下备忘录收件人的地方。 收件人可能是同事（请写下他们的全名和职位）或办公室单位或部门。
o发件人：写下你的名字和职位
o主题：列出备忘录目的
o日期：记录完整日期
- 内容。 在这部分提供题的相关细节。 尽可能具体和简洁。
- 结论。 结论通常只有一 到 两句，并且表明您期望备忘录收件人采取什么行动。
有效书写备忘录提示
以下是您可以遵循的提示，确保您时时编写出好的备忘录。
- SMART特点。 备忘录应该有SMART特点，具体的（SMART），可估计的（MEASURABLE），可实现的（ATTAINABLE），相关的 （RELEVANT）和有时限的 (TIME-BOUND)。 不仅要清楚编写你想说事，而且还要知道你的读者期待些什么信息。
- 勿使用非正式语言。 备忘录本质上需要以专业的方式编写。因此避免使用口语。
- 简洁。 正如前面提到的，备忘录应该直接指向重点。 避免花巧语言和添加不必要的细节，以便您的读者能够确切地知道您想说什么。
- 在开头段落中介说明要点。 通过第一段中说明的要点，读者更容易理解备忘录的内容。 在备忘录中称呼是没必要的。
- 细分备忘录。 如果你的备忘录很长，可以考虑把它分成小分段，以便读者更容易理解你想说的话。 考虑使用小标题来分解备忘录的各个部分。 如果您想在备忘录中提出几个要点，可以使用要点符号让读者更容易理解您将要提出的每个具体问题。
- 不要使用情绪化的词汇或语言。 即使在撰写有关团队成员在工作中表现不佳的问题时，也不要使用情绪化的词汇。 这样做会使您的报告显得主观。 通过使用客观但礼貌的笔调概述细节，保持专业精神。 例如，你可以选择不明确写出同事“表现不专业”，而是提供他/她的行为的具体例子来证明你的备忘录。
- 校对。 在您发布备忘录之前，确保您对其进行了校对，以确定您所写的内容是否存在任何事实、语法或拼写错误。 您也可以审查它看看是否有方法让您更进一步简化它，使其更容易被收件人理解。
练习就可以造就完美，所以尽量自己写备忘录，并交予同事评论，磨练你写备忘录的技巧。